Rodič objedná, kuchyně vydá, majitelka vidí čísla. Jeden systém, tři světy.
aWarto vaří v Gliwicích od roku 2011 — obědy pro školy, školky a firmy. Postavili jsme jim celý systém stravování: portál pro rodiče, obrazovku pro kuchyni a administraci pro majitelku. Rodič objedná na den, týden nebo měsíc a vidí alergeny; kuchyně vidí jmenný seznam po třídách, ne jen součty; majitelka vidí tržbu, dlužníky a faktury. Uprostřed je peněženka vedená jako účetní kniha a platební brána, kterou jsme napojili za dva dny — včetně formalit, které si vyžádala. Systém běžel od prvního dne školního roku. A je to náš první projekt za hranicemi.
Web naživo
Veřejná část systému — portál rodičů. Administrace a kuchyně jsou za přihlášením.
Zadání
Catering, který vaří pro školy, řeší každý den tutéž trojici otázek: co uvařit, komu to dát a kdo za to zaplatil. Odpovědi obvykle bydlí v telefonech, papírových seznamech a cizím systému s provizí z každého obědu. Zadání bylo dostat všechny tři do jednoho systému — a stihnout to na první školní den, protože ten se neposouvá. K tomu polský jazyk, polské právo, polský platební operátor a fakturace, která musí obstát před tamní legislativou. Naše první zakázka za hranicemi.
Co jsme postavili
Portál rodiče, kde není žádné heslo
Rodič zadá e-mail a přijde mu jednorázový šestimístný kód. Heslo se nedá zapomenout ani ukrást, když žádné není. Uvnitř je kalendář: objednávka na jeden den, na týden i na celý měsíc, u každého jídla alergeny s upozorněním na ty, které se týkají jeho dítěte, storno do uzávěrky a palec nahoru nebo dolů podle toho, jak to chutnalo.
Kuchyně vidí jména, ne jen součty
Podle čísla „38 porcí“ se rozdat nedá. Kuchyně má vlastní obrazovku: jmenný seznam po třídách, alergeny hned u jména, počítadlo „vydáno X z Y“, hledání i bez polské diakritiky a možnost upravit výběr dítěte po uzávěrce, kdy už rodič nemůže — dřív to za ně přepisovala kancelář. Ceny kuchařka nevidí, ty do její práce nepatří.
Produkční list stojí na nabídce, ne na objednávkách
Jídlo, které je v nabídce dne a nikdo si ho neobjednal, musí v listu zůstat vidět s nulou. Jinak kuchař nepozná „dnes se to nedělá“ od „nikdo si to nevzal“ — a to je rozdíl mezi klidným ránem a chybějícím obědem.
Peněženka vedená jako účetní kniha
Každý pohyb je zápis, který se nepřepisuje ani nemaže; saldo je jejich součet. Objednávka, změna i storno knihu jen srovnají se skutečností, takže dvojklik, výpadek sítě ani dva rodiče objednávající naráz nezaúčtují nic dvakrát. Storno vrací přesně to, co strhlo, a když za oběd platí dva plátci, rozdělí se vratka ve stejném poměru — jinak jeden z nich platí totéž podruhé.
Platební brána za dva dny, včetně formalit
Od chvíle, kdy dorazily přístupy od operátora, po ostrý provoz uplynuly dva dny — a byly v tom i věci, které brána vyžaduje mimo kód: obchodní podmínky s reklamačním postupem a lhůtami, úplná identifikace firmy, sladění textů na webu se skutečným nastavením aplikace. Ověřovací platba prošla za 38 sekund. Peníze tečou přímo na účet klientky; studio v toku peněz nefiguruje nikde.
Platba, které nestačí uvěřit
Systém si každou platbu předem zapíše jako záměr a při potvrzení od brány bere částku i příjemce výhradně z něj, ne ze zprávy, která přišla. Pak se ještě zeptá operátora, jestli platba opravdu proběhla. Podvržené potvrzení tak nemá jak se dotknout peněz — a rodič má o každém pokusu záznam, kdyby se ptal, kam se poslaná částka poděla.
Rodiče se zapisují sami
Škola neměla seznam žáků, takže se rodiče přihlásili sami přes veřejný formulář. Přihláška ale nevzniká jako strávník — padá do fronty, kterou schvaluje člověk. Alergie a poznámka k dietě jsou zdravotní údaj, takže mají vlastní výslovný souhlas a bez něj je systém nepřijme. Biometrii dětí jsme z výdeje vyloučili.
Reklamace, u které se rozhoduje o penězích
Rodič nahlásí problém s obědem, může přiložit fotku. Catering rozhodne o kompenzaci a ta se vrátí do peněženky stejnou cestou, kterou platba přišla. Rozhodnutí nese jméno a datum a zůstává dohledatelné — je to pohyb peněz, ne odškrtnutí.
Dluh má bránu, ne jen červené číslo
Do nastavené hranice se objednává dál, za ní systém objednávku nepřijme — v portálu i v administraci, aby se to nedalo obejít z druhé strany. Rodičům chodí večerní upozornění ve dvou situacích: zítřek není krytý, nebo dluží a nemá objednáno nic dopředu. Bez toho druhého by ti nejzadluženější přestali dostávat jakoukoli zprávu.
Faktury a čísla pro majitelku
Doklad v barvách firmy s úřední identifikací, číselnou řadou a fakturací po uzavřeném týdnu nebo měsíci; anulovat jde jen doklad, který ještě neodešel. Vedle toho statistiky: tržba, kolik z ní je na fakturách a kolik mimo ně, dobití, dlužníci a nejoblíbenější jídla podle palců. Všechno z jednoho výpočtu, takže se faktura a statistika nemůžou rozejít.
Jedno kliknutí rodiče, šest různých výstupů
Objednávka není řádek v tabulce. Je to okamžik, ze kterého žije kuchyně, sklad, peněženka i účetnictví — každý svou částí a ve své podobě.
Systém, který se mění tempem provozu — co ráno nahlásí kuchyně, odpoledne běží.
Klientka posílá screenshoty z telefonu a ptá se normálním jazykem. Kuchyně hlásila, že nemá jak rozdat obědy — týž den měla jmenný seznam po třídách. Ve frontě přihlášek se objevily desítky duplicit, protože rodiče po hromadném mailu vyplnili formulář znovu místo přihlášení — týž den ho formulář odmítal u zdroje a v panelu přibylo hromadné sloučení, které z duplicitní přihlášky nejdřív převezme alergie, aby se zdravotní údaj nezahodil. Klientka nenašla surovinu, protože polské „śmietana“ se nedá najít napsáním „smietana“ — tak jsme přepsali vyhledávání na celém systému. Sedm nasazení za den není výjimka, je to normální provozní režim, a každé se ověřuje na produkci, ne na vývojářském počítači. Přes hranici to funguje úplně stejně: rozdíl je v jazyce a v tom, čí zákony se čtou, ne v rychlosti.
Kam to roste
První škola je v ostrém provozu. Systém je od základu stavěný na víc poboček a víc odběratelů, takže růst není přestavba.
Rodiče objednávají a platí online, kuchyně vydává podle jmen, majitelka fakturuje a vidí čísla. Další škola se otevírá přepnutím v administraci, ne novým vývojem.
Automatické zprávy k objednávkám a zápisům, vratka zpět na platební kartu jako protipohyb v knize, přehled plateb pro administraci a reklamace zpřístupněné i kuchyni.
Fotka u jídla a spočítané nutriční hodnoty z receptur — data pro obojí už v systému leží. A protože jsou pobočky, odběratelé i menu oddělené od začátku, přibírá se další škola, školka nebo firma jako záznam, ne jako projekt.
Výsledek
Běží naživo: rodiče na awarto.app, kuchyně a kancelář v odděleném panelu. První školní den systém odbavil bez výpadku, platby přes bránu naskočily druhý zářijový den a od té chvíle běží bez jediné chybné transakce. Z předchozího systému jsme přenesli 4 690 jídel, 867 surovin a bezmála 30 tisíc řádků receptur — catering nezačínal na prázdné tabulce. A studio v tom celém nefiguruje ani jako mezičlánek plateb, ani jako podmínka provozu.
Jak se ta platební brána napojovala — a co v těch dvou dnech nebyl kód →